Den Überblick behalten: Schritt für Schritt zum Jahresthemenplan

Immer dann, wenn sich das Jahr seinem Ende zuneigt, steigt der Stresspegel in vielen Kommunikationsabteilungen von Unternehmen noch einmal sprunghaft an. Nicht nur das aktuelle Jahr will pressetechnisch ausgewertet werden, vor allem gilt es, auch den Start ins nächste Jahr optimal vorzubereiten. Wie Du Print-Veröffentlichungen am besten planst, verraten wir Dir jetzt.

Du hast keinen Plan und Dir raucht der Kopf? Nicht mehr lange!

Starte schon im Herbst mit den Vorbereitungen!

Eigentlich kann man nie früh genug damit anfangen, sich zu überlegen, welche Schwerpunkte im nächsten Jahr gesetzt werden sollen. Spätestens im Herbst solltest Du jedoch damit anfangen, Dir einen ersten Überblick zu verschaffen. Dazu gehört, die Medienlandschaft einmal näher unter die Lupe zu nehmen: Welche Themen sind besonders gefragt? Worüber schreiben Journalisten? Was ist gerade in der politischen Diskussion?

Suche Themen im Unternehmen!

Genauso wichtig ist es, sich mit anstehenden Projekten im Unternehmen zu beschäftigen. Gibt es eine Innovation, die im nächsten Jahr auf den Markt kommt? Werden Geschäftsfelder ausgebaut? Gibt es Geschäftsbereiche, die noch zu wenig bekannt sind? Sprich mit Geschäftsführern und Geschäftsfeldverantwortlichen, Produktmanagern sowie Vertrieblern und notiere Dir die Themen.

Sei vielfältig und kreativ bei der Themensuche!

Recherchiere Mediadaten von relevanten Publikationen!

Es kann sehr hilfreich sein, Mediapläne von Publikationen zu durchforsten. Einige Verlage schicken diese zum Jahresende Newsletter-Abonnenten ohnehin zu. Ansonsten stehen sie fast immer auf der Homepage der Medien. Meist findet sich ganz unten auf der Webseite ein Link, der beispielsweise zum Mediaservice oder zur Werbung führt. Dort können die Daten unkompliziert heruntergeladen werden. Die Mediadaten richten sich vor allem an Anzeigenkunden, sind aber auch für die PR ein sehr nützliches Tool, denn hier stehen die für die jeweiligen Ausgaben fest eingeplanten Themen und Sonderbeilagen.

Die Recherche nach Mediadaten ist aufwändig, aber sie lohnt sich!

Erstelle ein Grundgerüst!

Der nächste Schritt besteht darin, sich einen Themenplan – zum Beispiel in Excel – anzulegen. Dieser sollte folgende Rubriken beinhalten: PR-Maßnahme, Redaktionsschluss/Deadline, Erscheinungstermin, Thema, Medium und Status Quo. Tipp: Am sinnvollsten ist es, die eingetragenen Themen nach Redaktionsschluss/Deadline zu sortieren, damit Du Deine Termine auch im Auge behältst.

Befülle den Themenplan!

Den Themenplan befüllst Du nun anhand der Themen, die aus dem Unternehmen kommen und anhand der recherchierten Informationen aus den Mediaplänen. Tipp: Ein Themenspeicher kann durchaus ausführlich sein und gerade zum Jahresbeginn umfangreich, sollte aber ein gesundes Maß nicht überschreiten. Es geht nicht darum, möglichst viele Themen aufzunehmen, sondern sich auf ausgewählte Medien zu fokussieren und Themen aufzugreifen, zu denen das Unternehmen etwas sagen oder einen echten Mehrwert bieten kann.

So könnte Dein Themenplan aussehen!

Aktualisiere den Plan regelmäßig!

Es ist wichtig, Deinen Plan regelmäßig, also möglichst wöchentlich oder monatlich zu aktualisieren. Hierzu sollten Themen, die erledigt sind, als solche markiert oder in einen zweiten Reiter geschoben werden. Manche Themen, die nicht forciert wurden, können auch einfach gelöscht werden. Der Themenplan wird daher im Laufe des Jahres kleiner, auch wenn natürlich immer auch neue Themen aufgenommen werden können.

Nutze den Themenplan aktiv für Platzierungen!

Der Themenplan allein ist nur Deine Grundlage für mögliche Platzierungen. Besonders wichtig ist es, Medien rechtzeitig zu kontaktieren und Dein Thema anzubieten. Dies sollte bereits einige Wochen vor dem Redaktionsschluss passieren. Du solltest Dir im Vorfeld überlegen, was Du anbieten möchtest: Hast Du einen spannenden Interviewpartner im Unternehmen, der sich zu einem brennenden Thema äußern möchte? Möchtest Du einen Autorenbeitrag anbieten und hast hierfür einen Kontakt im Unternehmen und ein Thema recherchiert? Oder schreibst Du selbst einen Fachartikel? Tipp: Bevor Du ein Medium kontaktierst, solltest Du im Unternehmen genug Informationen gesammelt und Dir das Einverständnis eingeholt haben, dass Dein Unternehmen das Thema auch wirklich kommunizieren möchte.

Fazit: Ein Jahresthemenplan ist ein sinnvolles PR-Werkzeug, um strukturiertes Issues Management zu betreiben und relevante Themen Deines Unternehmens in die Presse zu bringen. Die rechtzeitige Vorbereitung ist dabei das A&O. Du solltest genug Zeit einplanen, denn die Befüllung und Aktualisierung Deines Themenplans nehmen viele Arbeitsstunden in Anspruch. Aber die Mühen zahlen sich aus, wenn Dein Unternehmen schließlich in der Zeitung steht!