Heutzutage schießen Eventlocations wie Pilze aus dem Boden. Gerade in den Großstädten wie Berlin, Hamburg oder München, wo es eine Vielzahl an geeigneten Räumlichkeiten gibt, fällt die Wahl oft schwer. Wir haben fünf Tipps zusammengestellt, die bei der Auswahl von Veranstaltungsräumen hilfreich sind:
1. Am Anfang stehen das WER und WARUM
Hipp, festlich, gediegen oder cool – es gibt zu jedem Anlass die richtige Location. Welche Location passt am besten zu meinem Teilnehmerkreis? Das ist die erste Frage, die Du Dir als Eventplaner stellen solltest. Die Zielgruppe und das Thema der Veranstaltung müssen aufeinander abgestimmt werden.
Tipp: Schau Dir die Location unbedingt vorher an und entscheide, ob das Ambiente zu Deiner Veranstaltung passt.
2. Wie finde ich den richtigen Termin?
Finden während der Veranstaltung eine Messe oder andere öffentliche Veranstaltungen statt, sind Hotels oft schon ausgebucht oder es gibt für Deine Veranstaltung keine guten Raten mehr.
Tipp: Ferienzeit ist Urlaubszeit. Prüfe unbedingt im Vorfeld, ob der anvisierte Termin in den Ferien und/oder vor einem Feiertag liegt.
3. Auf die Größe kommt es an
Das ist sicherlich ein ganz entscheidender Punkt. Wählt man Räumlichkeiten, die zu groß sind für die Anzahl der Gäste, entsteht ganz oft der Eindruck, dass zu wenige Teilnehmer anwesend sind. Bei zu kleinen Räumlichkeiten gilt man als zu sparsam oder gar knauserig. Und diesen Eindruck will man natürlich keinesfalls wecken.
Tipp: Hier kann man mit der Möblierung und der Gestaltung der Räumlichkeiten tricksen!
4. Erreichbarkeit
Können die Teilnehmer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen? Steht den Gästen ein Parkplatz zur Verfügung? Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe? Das sind Punkte, die Du im Vorfeld unbedingt prüfen solltest. Denn ein extra organisierter Shuttle für die An- und Abfahrt reißt oft ein großes Loch in den Budget-Topf.
Tipp: Reserviere frühzeitig Zimmerkontingente in nahegelegenen Hotels oder Pensionen.
5. Können Sie mich dahinten auch verstehen?
Kaum eine Veranstaltung kommt ohne gute Technik aus. Welche Technik wird benötigt? Ist diese bereits vorhanden oder brauche ich einen externen Dienstleister, der die Technik und eine Person, die sie bedienen kann, gleich mitbringt. Nichts ist schlimmer als ein schlechter Ton.
Tipp: Ist die Technik bereits vorhanden, sollte auf jeden Fall ein Technik-Check im Vorfeld durchgeführt werden.