Das Corona-Virus bringt mit seiner einzigartigen Dynamik viele Unternehmen an ihre Belastungsgrenzen. Vom Schock des Ausnahmezustands überwältigt und aus Angst, Fehler zu machen, stellen sie oftmals den Informationsfluss lieber ganz ein. Warum die Corona-Krise für Kommunikationsabteilungen aber auch eine große Chance sein kann, verrät Euch unser Geschäftsführer Christian.
Die von der Bundesregierung eingeleiteten Maßnahmen zur Bekämpfung von „Covid 19“ haben nahezu alle Branchen mit voller Wucht erwischt. Ein Ende scheint nicht in Sicht. Unternehmen jeder Größe und deren Mitarbeiter müssen sich somit täglich neuen Herausforderungen stellen. Home-Office, Kinderbetreuung, Lieferketten, Produktionsstillstand, Kurzarbeit sind hierfür nur einige Beispiele.
Kreative und zum Teil ungewöhnliche Lösungen sind nun gefragt. Neben dem internen Gesundheitsmanagement hat die Unternehmenskommunikation jetzt oberste Priorität. Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner sowie Medien erwarten von Euch mehr denn je klare, umfassende und kontinuierliche Informationen über den Stand der Dinge aus Eurem Unternehmen – die Kommunikation ist im Krisenmodus. Mitarbeiter werden in diesen Zeiten zum Sprachrohr der Firma. Deshalb gilt die Regel: Interne vor externe Kommunikation.
Am wirtschaftlichen Erfolg hängen Jobs und Existenzen. Wenn das Unternehmen leidet, leiden die Mitarbeiter und Angehörige mit. Unabhängig von der Unternehmensgröße gilt daher: Von der ersten Minute an ist Offenheit gefragt, denn wenn Menschen unsicher oder verängstigt sind, richten umlaufende Gerüchte mehr Schaden an als das offene Wort. Wer nach innen und außen notwendige Maßnahmen authentisch und sicher kommuniziert, behält hingegen die Informationshoheit.
Interne Kommunikation setzt Werte, definiert Ziele, schafft Zusammenhalt und baut Vertrauen auf. Informierte Mitarbeiter und Geschäftspartner verstehen und akzeptieren notwendige Maßnahmen besser und tragen verstärkt zur nötigen Kreativität bei – nicht nur in der Krise. Ein Punkt sollte an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben, der mehr und mehr an Bedeutung gewinnt: Ein Zurückhalten von Informationen kann auch gegen die Veröffentlichungspflicht gegenüber Investoren verstoßen.
Wenn Dein Unternehmen im entscheidenden Moment nachhaltige Lösungskonzepte kommuniziert – egal wie groß oder klein – werden diese in Summe enorm zum Ansehen bei Stakeholdern beitragen. In Zeiten, in denen Bestehendes an Gültigkeit verliert und neue Herausforderungen sichtbar werden, gibt eine gute Krisenkommunikation Halt und Orientierung.
Unsere zehn Regeln für eine professionelle Corona-Krisenkommunikation lauten daher:
1. Starte jetzt. Kommuniziere für und mit Deinen Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Stell eine eigens für diesen Krisenfall agierende „Task Force“ innerhalb des Unternehmens auf.
2. Stelle klar, wo die zentrale Anlaufstelle für Informationen ist: Im Corona-Krisenstab laufen diese zusammen. Erstelle für den Krisenstab eine leicht zugängliche Dokumentation zum Nachschlagen der Passwörter für Systeme. Vermeide lange Abstimmungsprozesse. Im Sinne einer One-voice-policy gehen von hier aus die Informationen nach innen und außen. Clustere Deine Kommunikation für die jeweilige Anspruchsgruppe: Ist jeder auf dem gleichen Wissenstand und wer braucht wann welche Information? Deine Mitarbeiter und Kunden wollen jetzt hören, welche Lösungen Du anbietest. Halte Dich bei Deiner Kommunikation nicht zu lange mit Ursachenforschung auf.
3. Erstelle Krisenszenarien und einen gut sichtbaren Redaktionsplan für Dein Unternehmen: Was kann noch passieren, wie reagierst Du operativ und kommunikativ? Eine möglicherweise existierende „Krisenbibel“ solltest Du spätestens jetzt aktualisieren.
4. Eine gute Krisenkommunikation verhindert nicht gänzlich die Ausweitung der Krise – dafür gibt es zu viele externe Variablen. Nichtwissen befördert jedoch falsche Entscheidungen – für alle Beteiligten.
5. Du hast bei der Dynamik der Corona-Krise nicht viel Zeit. Bereite deshalb für die verschiedenen Szenarien Sprachregelungen vor, zum Beispiel interne Mitteilungen, Intranet-Beiträge, Social-Media-Posts und Kunden-Mailings.
6. Scanne und beobachte die Medien aufmerksam: Nachrichten über Covid 19 überschlagen sich. Bewahre Ruhe und überprüfe Meldungen auf sachliche und fachliche Genauigkeit sowie Wertungen wie: positiv, negativ, aggressiv und neutral. Der nächste Schritt ist die Bewertung für Dein Unternehmen. Und schließlich gilt es, Maßnahmen zu ergreifen – jedoch besonnen. Denke daran, dass interne Kommunikation immer auch externe Kommunikation ist. Rückfragen von außen müssen jeder internen Mitteilung standhalten.
7. Ein besonderes Augenmerk solltest Du auf Social-Media-Kanäle wie Facebook, Xing und Twitter legen, denn Social Media ist King. Hier kann effektiv Prävention betrieben, fundiert und faktenbasiert gegengesteuert – aber eben auch viel Ungutes geschürt werden. Behalte daher Social Media immer im Blick.
8. Zeit ist in der Krise nicht unbedingt Dein bester Freund. Dennoch gilt: in der Ruhe liegt die Kraft – auch in Zeiten von Krisenkommunikation.
9. Überprüfe, welche Prozesse auch im absoluten Notfall verlässlich funktionieren müssen, um Dein Unternehmen auch bei einem mehrwöchigen Lockdown nicht aus der Bahn zu werfen.
10. Brauchst Du Unterstützung? Unternehmen suchen sich oft externe Experten für den Fall der Fälle: Zuständige Behörden, einen Verband oder eine Agentur für Krisenkommunikation sind gute Ansprechpartner.